Urgences, surcharge, pression : et si le problème n'était pas le manque de temps ?

Il est 8h15. La journée n'a commencé que depuis quelques minutes que déjà les sollicitations s'enchaînent : un collaborateur a besoin d'une validation, un client demande un rappel rapide, un dossier administratif attend d'être finalisé et plusieurs urgences viennent bousculer l'organisation initialement prévue.

Pour de nombreux managers, responsables d'atelier, chefs des ventes ou directeurs de site, cette situation est loin d'être exceptionnelle. Elle constitue même leur quotidien. À force de jongler entre les imprévus, les priorités contradictoires et la volonté de répondre à toutes les demandes, beaucoup finissent par avoir le sentiment de subir leur journée plutôt que de la piloter.

C'est précisément cette réalité que la nouvelle formation Gérer son temps et déléguer de Mobipolis a choisi d'aborder. Entièrement repensée depuis septembre, elle s'adresse aux professionnels qui souhaitent reprendre la maîtrise de leur organisation, mieux prioriser leurs actions et apprendre à déléguer plus efficacement.

Pour accompagner cette montée en compétences, Mobipolis propose également un large catalogue de formation continue ainsi qu'un parcours complet dédié au management des équipes, un domaine de plus en plus stratégique dans les entreprises de la Branche des Services de l’Automobile et de la Mobilité

Je pensais être le seul à travailler constamment dans l'urgence

Les 1er et 2 octobre derniers, six professionnels aux profils variés se sont retrouvés au centre Mobipolis de Carquefou pour participer à cette nouvelle version de la formation. Responsables d'atelier, chefs de groupe, commerciaux ou gestionnaires de service : tous exercent des fonctions où la polyvalence est devenue la norme. Et tous partageaient finalement les mêmes préoccupations :

Comment gérer plusieurs missions simultanément sans s'épuiser ? Comment rester disponible pour ses équipes tout en avançant sur ses propres dossiers ? Comment faire face aux urgences sans abandonner les sujets réellement importants ?

L'un des premiers enseignements de la formation a d'ailleurs été de réaliser que ces difficultés ne sont pas individuelles. « Content d'être là, car je me rends compte que je ne suis pas tout seul dans la situation d'urgence et d'importance et ça me permet de prendre du recul », nous explique-t-on. Cette prise de recul apparaît comme une première étape essentielle avant même de parler méthodes ou outils.

Quand l'urgence prend toute la place

Au fil des échanges, un constat s'est imposé : le véritable problème n'est pas toujours le manque de temps. Il s’agit le plus souvent de la place démesurée accordée aux urgences.

Une demande client, un appel imprévu, une question d'un collaborateur ou un dossier qui semble prioritaire, peuvent rapidement monopoliser l'attention et repousser les actions les plus importantes. La formation, issue du domaine Management chez Mobipolis, invite alors les participants à interroger leur propre manière de fonctionner :

• Quelles tâches créent réellement de la valeur ?

• Quelles sont celles qui peuvent attendre ?

• Lesquelles pourraient être confiées à quelqu'un d'autre ?

• Lesquelles pourraient être automatisées ?

Pour répondre à ces questions, les apprenants découvrent notamment la matrice d'Eisenhower. Un outil simple, mais particulièrement efficace.

« J'ai bien aimé Eisenhower avec la distinction entre l'urgent et l'important. Ça remet à plat nos journées car les urgences nous polluent et nous amènent du stress dont on n'a pas besoin » raconte un apprenant. Pour plusieurs participants, cette méthode a permis de porter un regard nouveau sur leur organisation quotidienne et d'identifier les véritables leviers d'efficacité.

Et si déléguer était une force plutôt qu'un risque ?

L'autre prise de conscience marquante de ces deux journées concerne la délégation. Beaucoup de managers reconnaissent avoir du mal à lâcher prise. Par habitude essentiellement, mais aussi par manque de temps pour expliquer. Ou parfois simplement parce qu'ils pensent être les mieux placés pour réaliser certaines tâches. Pourtant, retenir systématiquement les responsabilités finit souvent par produire l'effet inverse : davantage de stress, davantage de charge mentale et moins de disponibilité pour les missions à forte valeur ajoutée.

Les échanges entre participants ont permis de faire émerger une autre vision de la délégation. Une délégation qui ne consiste pas à se décharger d'une tâche. Une délégation qui sert à développer les compétences de ses équipes et à leur accorder davantage d'autonomie. « On doit faire confiance aux autres pour bien avancer et être moins dans le stress et la pression permanente », est-il précisé. « Faire confiance aux autres les valorise », ajoute-t-on.

Un changement de perspective qui peut transformer durablement le quotidien d'un manager.

Travailler sur sa propre réalité plutôt que sur des cas théoriques

L'une des grandes nouveautés de cette version retravaillée de la formation réside dans son approche pédagogique. Ici, pas de longues séquences théoriques déconnectées du terrain. Pendant deux jours, les participants travaillent directement sur leurs propres problématiques, leurs propres difficultés, leurs propres priorités, leurs propres situations de management.

L'objectif est simple : repartir avec un plan d'action concret, applicable dès les jours suivants. La formation intègre également l'intelligence artificielle comme outil d'aide à l'organisation et au gain de temps, afin d'identifier de nouvelles pistes d'optimisation dans certaines tâches du quotidien.

Cette approche très opérationnelle a particulièrement séduit les participants. « C'est vraiment super de nous faire travailler à partir de nos propres situations », « On a des techniques pour mettre en place des choses dès lundi », nous dit-on.

Retrouver de la maîtrise dans un environnement toujours plus exigeant

À l'issue de ces deux journées, les participants ne repartent pas seulement avec des méthodes ou des outils. Ils repartent surtout avec un regard différent sur leur manière de travailler, une meilleure capacité à faire le tri entre l'urgent et l'important, davantage de confiance envers leurs équipes. Et la conviction qu'il est possible d'être performant sans vivre sous pression permanente.

« Super formation, j'en ressors avec beaucoup de choses à mettre en place », commente une apprenante.

Dans un secteur où les responsabilités s'accumulent et où le temps semble toujours manquer, apprendre à mieux gérer ses priorités et déléguer efficacement devient une compétence majeure. Une compétence qui permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de retrouver davantage de sérénité au quotidien.

Mobipolis, former pour transformer